Privacybeleid & Cookiebeleid

🏢 Wie zijn wij?

PairForm is specialist in AI-gedreven procesautomatisering en biedt diensten op het gebied van workflow automatisering, maatwerk software en AI-tooling. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in dit privacybeleid.

📋 Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de diensten die u gebruikt, kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

🎯 Waarvoor gebruiken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Dienstverlening: Het uitvoeren van de overeengekomen opdracht en het leveren van AI-automatiseringsdiensten.
• Communicatie: Contact opnemen over uw project, vragen beantwoorden en ondersteuning bieden.
• Administratie: Het versturen van offertes, facturen en het bijhouden van onze administratie.
• Klantenportaal: Het bieden van toegang tot uw persoonlijke projectomgeving met projectstatus en documentatie.
• Verbetering: Het analyseren van websitegebruik om onze diensten te verbeteren (alleen met uw toestemming).
• Juridische verplichtingen: Het voldoen aan wettelijke verplichtingen zoals belastingwetgeving.

⚖️ Rechtsgrond voor verwerking

Wij verwerken uw gegevens op basis van de volgende rechtsgronden uit de AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst: Noodzakelijk voor het leveren van onze diensten aan u.
• Gerechtvaardigd belang: Voor bedrijfsvoering, beveiliging en verbetering van onze diensten.
• Toestemming: Voor het plaatsen van analytische en marketing cookies.
• Wettelijke verplichting: Voor het voldoen aan fiscale en andere wettelijke verplichtingen.

🤝 Delen van gegevens met derden

Wij delen uw gegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening:

• AI-dienstverleners: Voor de uitvoering van automatiseringen maken wij gebruik van API's van derden zoals OpenAI, Anthropic of Google. Wij configureren waar mogelijk 'zero data retention' instellingen.
• Automatiseringsplatformen: Tools zoals Make.com of Zapier voor het bouwen van workflows.
• Hosting providers: Voor het hosten van onze website en het klantenportaal.
• Boekhouding: Voor het verwerken van facturen en betalingen.

🔐 Beveiliging van gegevens

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en treffen passende technische en organisatorische maatregelen:

• Versleutelde communicatie: Onze website gebruikt HTTPS-encryptie.
• Veilig delen van inloggegevens: Via wachtwoordmanagers (LastPass, 1Password), Privnote (zelfvernietigende berichten) of video calls.
• Beperkte toegang: Alleen bevoegd personeel heeft toegang tot persoonsgegevens.
• Sandbox-omgevingen: Ontwikkeling vindt altijd plaats in testomgevingen, niet in live-systemen.
• API-limieten: Wij stellen limieten in op API-sleutels om misbruik te voorkomen.
• Privacy-instellingen: Bij AI-diensten schakelen wij waar mogelijk training op klantdata uit.

⏱️ Bewaartermijnen

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk:

• Contactformulier: 2 jaar na laatste contact, tenzij een samenwerking tot stand komt.
• Klantgegevens: Gedurende de looptijd van het project plus 7 jaar voor boekhoudkundige verplichtingen.
• Portalgegevens: Tot 12 maanden na beëindiging van de samenwerking, waarna het account wordt verwijderd.
• Cookies: Zie de cookietabel hieronder voor specifieke bewaartermijnen.

🍪 Cookiebeleid

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw apparaat. Hieronder vindt u een overzicht van de cookies die wij gebruiken:

✋ Uw rechten onder de AVG

Op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft u de volgende rechten:

Om uw rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via info@pairform.ai. Wij reageren binnen 30 dagen op uw verzoek.

🤖 AI-diensten van derden

Voor onze AI-automatiseringen maken wij gebruik van Large Language Models (LLM's) en AI-infrastructuur van externe partijen. Dit is wat u moet weten:

• Welke partijen: Wij werken met gerenommeerde aanbieders zoals OpenAI, Anthropic en Google.
• Privacy-instellingen: Wij configureren waar mogelijk 'zero data retention' zodat uw data niet wordt gebruikt om modellen te trainen.
• API-toegang: Data wordt verwerkt via beveiligde API-verbindingen, niet via consumenteninterfaces.
• Beperkte verantwoordelijkheid: PairForm is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop deze externe partijen data verwerken, mits wij de beschikbare privacy-instellingen correct hebben geconfigureerd.

📢 Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan gaan wij hierover graag met u in gesprek. Neem contact met ons op via info@pairform.ai.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder voor de bescherming van persoonsgegevens in Nederland. Dit kan via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

📝 Wijzigingen

PairForm behoudt zich het recht voor om dit privacybeleid te wijzigen. Wezenlijke wijzigingen zullen wij communiceren via onze website. Wij adviseren u om dit beleid regelmatig te raadplegen.